تحضير الوزاره درس البريد الوارد والصادر مادة المهارات الادارية مقررات 1441هـ

معالجة البريد الوارد والصادر

اجراءات معالجة البريد الوارد:

ا- استلام البريد يقوم السكرتير أو الموظف المختص باستلام البريد حسب مصادر قدومهمن صندوق البريد الخاص بالمنشأة في مكتب البريد

2- الفرز المبدئي :
يقوم السكرتير بفرز البريد إلى األنواع التالية :
– برقيات وبريد الكتروني
– رسائل سرية
– رسائل عامة )رسمية(
– رسائل خاصة

3- فتح الرسائل يدويا أو آليا :
يقوم الموظف بفتح الرسائل العامة والبرقيات والبريد االلكتروني فقط وفي حالة البريد
االلكتروني يقوم السكرتير بفتح برنامج outlook واستعراض الرسائل وفي حال وجود
رسائل تخص إدارات مختلفة ووجود شبكة حاسب يقوم بتحويل تلك الرسائل إلى تلك
اإلدارات مع تزويد المدير بصورة عنها .

4- التأكد من محتويات المادة البريدية من حيث :
– أن عنوان المادة البريدية المستلمة يخص الجهة وإال تعاد إلى المصدر
– أن مرفقات المادة البريدية كاملة وفي حال وجود نقص يتم إشعار الجهة المرسلة
– أن المادة المرسلة موقعة من قبل المرسل وإال يتم إعادتها للمرسل
– أن رقم الرسالة الموجود داخل الرسالة هو نفس الرقم الموجود على ظرف الرسالة

5- ختم البريد الوارد :
– يجب وضع ختم البريد الوارد على وجه المادة المرسلة في الجهة اليسارية السفلية أما
في حالة البريد السري فيتم الختم على ظرف الرسالة دون فتحها . يجب أن يحتوي ختم
البريد الوارد المعلومات التالية :
– اسم الجهة
– رقم البريد الوارد- التاريخ
– المرفقات
– القسم المحال إليه 2
6- عرض البريد على المدير :
يجب وضع البريد المستعجل في األعلى ويفضل البريد العادي الذي يتكرر مجيئه إلى
المكتب في مجموعة مستقلة .

7- فرز البريد حسب جهات اإلحالة :
يقوم السكرتير بفرز البريد حسب جهة اإلحالة بشكل مجموعات حسب اإلدارات أو
األقسام وذلك بوضع كل قسم أو إدارة في سلة مختلفة عن األخرى .
8- تسجيل البريد الوارد :
يقوم السكرتير بتسجيل البريد الوارد في نموذج مكرر ) أصل + صورتين ( وذلك وفقا

9- تعبئة خانات ختم البريد الوارد من حيث الرقم والتاريخ وجهة اإلحالة والمرفقات .