مهارات درس البريد الوارد والصادر مادة المهارات الادارية مقررات

نبدأ الدرس بذكر نبينا محمد عليه أفضل الصلاة وأتم التسليم ، أهلًا وسهلًا بكم أعزائي الطلاب مجددًا في مقرر المهارات الإدارية ،  وكما تعودنا من الدرس السابق وسأكرر ذلك في درس اليوم الذي يتحدث عن إجراءات البريد الوارد وأهميته بالنسبة للمنظمة ، حيث أن المنظمات تعتمد على البريد بشكل دائم  .

 لماذا نهتم بالبريد ؟  وكيف نتعامل مع البريد الوارد  إلى المنظمة في بداية الدورة السابقة ؟ ثم كيف نتعامل مع البريد بعد سنة ؟

 نحن مازلنا في الوحدة الثانية والتي تتحدث عن السكرتارية والعمل المكتبي وإدارة الملفات ، وكيف تتحول إلى عمل إلكتروني  وبإدارة إلكترونية .

 أريد منك عزيزي الطالب أن تتذكر معي من خلال هذه التساؤلات التي تم طرحها من أين أتت كلمة سكرت في اللغه الإنجليزية ؟  وماذا تعني كلمة سكرتيرة وكلمة سكرتارية باللغة الإنجليزية ؟

  إن الجزء الأول منها هو السكرت  أي تأمين ، وتتواجد هنالك أنواع كثيرة من السكرتارية ،  أما الذي سندرسه في هذا المقرر هو السكرتير التنفيذي بشكل رئيسي .

 من هو السكرتير التنفيذي ؟

 هو الشخص الذي يقوم بمساعدة الأشخاص لكي ينجزوا ،  أو مساعدة المدير أو القائد أو المسؤول لكي ينجز عمله .

 مهام السكرتير التنفيذي 

 سنتناول مهام السكرتير التنفيذي بالتفصيل ، فهو ينجز العديد من المهام الأساسية مثل تحرير المرسلات والمذكرات ، إعداد الخطابات ، وأيضًا عملية متابعة البريد الوارد والصادر ، معالجة المعلومات ،  متابعة المكالمات الهاتفية وكل ما يتعلق بالأمور الورقية ، وأيضًا البيانات والمستندات .

ما هي صفات السكرتير الناجح ؟

 تذكر عزيزي الطالب ما هي صفات السكرتير الناجح ، وأهمها :

• الاقتناع برسالة المنظمة .
• أن يتوافق مع أهداف المنظمة فلا بد أن يظهر ذلك من أجل نجاح عمله .
• وأن يدخل في نشاطات منظمته ويثني عليها سواء في المجالس الخاصة أو العامة أيضًا .
• ويجب أن يكون لديه صفات اجتماعية حسنة مثل بشاشة الوجه ، حسن الخلق ، سرعة البديهة .

 هذا الموضوع له عدد كبير من الأركان ، وقد يكون لا يحتمل تسجيل أو إحصاء وبالتالي يتطلب الكثير من المتابعة والعمل بهدف استكمال صفات السكرتير المثالي بما يخدم مديره .   بعد أن تحدثنا عن المكتب سننتقل إلى شرح ما هو المكتب ؟

 المكتب هو المكان الذي يتم التعامل بين العملاء ضمنه ، ويتم التعامل مع الأوراق والمستندات سواء كانت البيانات ورقية أو رقمية ، كما هو حال الآن فنحن نعيش في عصر التقنية ، ولذلك لا بد أن يكون هناك ناس كثيرون يفضلون التعامل مع بنات فقط .

إضافة إلى وجود شق آخر من الإجابة تتضمن الحديث عن الأعمال المكتبية في هذا الدرس .

 ما هي الأعمال المكتبية ؟  هي التعامل مع الأوراق والبيانات الرقمية أو الورقية .

ما هو تعريف صينية الملفات ؟ وما هي العوامل المؤثرة عليها ؟ وما هي طرق تصليح الملفات ؟

 تذكر يا عزيزي الطالب تناولنا هذه الأفكار الدرسية أكثر من مرة ، فقد تم تصنيف الملفات وتقسيمها إلى عدة مجموعات رئيسية ، ومجموعات فرعية وفق صفات وخصائص متشابهة . كما هنالك عوامل تجعل طريقة معينة أفضل من سواها ، وتختلف عن المرات السابقة والقادمة ، وذلك لأن العوامل إما أن تكون موجهة نحو نوع من الحماية مثل الملفات السرية ،  كما هنالك ملفات تكون عامة .  أما بالنسبة إلى نوع أو حجم الملف ، بعض الملفات يكون حجمها كبير و بعضها يكون حجمها صغير ، وبالتالي يؤثر ذلك في عمليات تصنيف الملفات وفق ترتيب الأبجدية ،  بالإضافة إلى إمكانية استخدام عدة أنماط في المنظمات الكبيرة مثل الملفات الإعدادية وأيضًا التاريخية والجغرافية ، وأي تصنيف عددي كالذي ينتشر في بعض المكتبات حول العالم .

 بعد أن تحدثنا عن الملفات ما الفرق بين تصنيف الملفات وحراسة الملفات ؟  كل ذلك يحتاج كثير من الوقت والتركيز لإتقان كيف تتعامل مع المواقف والأزمات التي تحدث أثناء العمل الإداري ، حيث يجب إعداد وترتيب المواعيد .

 ومن أبرز الأشياء التي تطرقنا لها في ترتيب المواعيد أنه لا بد للسكرتير أن يقوم بإعداد سجل ، وذلك لكي يقوم بتنسيق المواعيد ويتلافى العشوائية ، مثل أن يضع كل موعد باسم الشخص معرقم اتصال ، وأيضًا يضع الموضوع الذي أتى من أجله ، ويحدد الوقت .

وبالتالي عندما تكون داخلًا في عملية المقابلات بين العملاء والمسؤولين لا يحدث خلل أو خطأ ، فلا بد أن يكون السكرتير حذرًا في تنظيم المواعيد والأحداث ، وأغلب المنظمات تطلب موعد لكي تزور أحد فروعها .

 لكن هنالك حالات الاستثناء والضرورة عندئذ بإستطاعة السكرتير أن يدخل استثناء بالتنسيق مع  المسؤول عنه وذلك وفق أهمية الموضوع .

وبعد  أن تعرفنا على مهارات درس البريد الوارد والصادر مادة المهارات الادارية مقررات نذكركم أنه يمكنكم التواصل مع مؤسسة التحاضير الحديثة للحصول على المزيد والمزيد من الخدمات المتميزة .